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shengyangshih

11月

11

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搞定！：工作效率大師教你:事情再多照樣做好的搞定5步驟

搞定！：工作效率大師教你:事情再多照樣做好的搞定5步驟

大衛．艾倫

每週檢視是將較大的承諾轉換為日常具體行動的制勝關鍵；而一份完整的專案清單也是此方針的核心重點。每週確認是否應該（或不應該）為孩子尋找寵物，以及是否應該（或不應該）開始準備明年的會議內容，是不可或缺的做法。

03月

26

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大衛．艾倫

高效、創新並富有成效的思維與行動，其最大秘訣就是：在對的時間專注對的事情。

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大衛．艾倫

腦力激盪的關鍵秘訣能輔助腦力激盪與激發思考跳脫框架的技巧很多，基本原則可歸納如下：．不批判、不質疑、不評價、不挑剔。．求量不求質。．將分析與整理視為次要。

03月

22

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大衛．艾倫

讓專案更清晰明確如果需要專案更加清晰明確，請將思維切換到自然計畫模式中最後一個階段，然後依序回溯。許多人經常忙得不可開交（行動），但感覺很困惑，也缺乏明確的方向；他們需要攤開或擬定初步計畫（整理）；如果在計畫階段發現少了清晰明確的要素，很可能就需要激發更多構想（腦力激盪）與資料，建立計畫的可靠度；如果在腦力激盪階段陷入模糊的思考而停滯不前時，專注的重點就應該回溯到理清預期結果與願景，確保啟動大腦網狀組織的過濾功能，以傳達如何應對的想法。如果不明確的是預期結果或願景，就必須回歸到投入這項工作的原因（目標）並進行徹底分析。

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大衛．艾倫

許多人會問：專案計畫要做到什麼程度才算足夠？細節要多詳盡才行？答案很簡單：只要夠讓你的大腦擺脫這項專案即可。

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大衛．艾倫

啟動每個行動環節：每次都事先決定好確實可執行的下一步行動，且不會有其他必須先完成的環節冒出來時，專案才算具備了妥善的執行計畫。

03月

21

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大衛．艾倫

為了以最高效能的方式，取得自己能意識到或甚至尚未意識到的可利用資源，人們都必須在腦袋中清晰勾勒出成功的樣貌、聲音與感受。目標會帶來動力、原則具有監督作用，願景則能描繪出最終成果的實際藍圖，以「是什麼」（what）而非「為什麼」（why）呈現。比如：未來專案或情境成功問世時，實際樣貌是什麼？

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大衛．艾倫

目標能帶來行動力與方向，而原則會界定行動的範圍與衡量標準。

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大衛．艾倫

一般而言，要做出艱難決策的唯一辦法，就是回歸做這件事的目標。

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大衛．艾倫

有些經理或專案主導人會出於好意地在會議一開始就問：「針對這件事，誰有什麼好點子？」這句話的預設立場是什麼？在採信任何針對「好點子」的評估標準之前，必須先理清專案目標、定義願景（預期結果），並收集腦力激盪的結果與分析整理好相關資料。「有什麼好點子」只有在思考程度達80%左右，才會是個好問題。以這個問題開頭，很可能會澆熄任何人迸發的創意火花。

03月

10

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大衛．艾倫

人類的大腦就是全世界最有經驗的計畫專家。 1. 定義目標與原則。 2. 想像預期結果的畫面。 3. 腦力激盪。 4. 整理。 5. 定義下一步行動。

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大衛．艾倫

完成你發起的專案，履行你承諾的職責，實踐你許下的諾言。然後，你的意識與潛意識將會一起擁抱成功，帶來圓滿、有價值與融合的感覺。 ——約翰．羅傑

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大衛．艾倫

每個人可能或多或少得承擔一些心照不宣的義務，要專注的面向包括：策略計畫、行政支援、員工發展、市場調查、顧客服務或資產管理等；在私人生活中，要專注的範圍也和職場不相上下，包括：健康、家庭、財務、居家環境、心靈信仰、休閒娛樂等。這些都不是要完成的事，而是衡量工作、人生體驗和付出的標準，需要維持平衡與持續發展。

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大衛．艾倫

請經常檢視所有可能需要行動的事項，而且次數要夠頻繁，才能避免大腦收回記憶與提示的工作。針對無時無刻不停止的行動，為了信賴自己快速且直覺做出的判斷，請再次以更高的格局簡練一些。就我輔導過上千人的經驗，成功與否的關鍵是：每週檢視。

03月

08

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大衛．艾倫

別再放「每日待辦事項」清單：行事曆上只要記載上述3件事就好，其餘的一概不留。這麼說或許很怪異，畢竟20世紀的時間管理訓練普遍提倡「每日待辦事項清單」是基本關鍵。然而，這類清單放在行事曆中並不管用，理由有兩種：首先，新的事情隨時都會進來，優先順序策略往往也會不斷變動，每天的工作會因此頻頻重新分配，幾乎不可能提前敲定待辦事項。雖然以工作計畫為參照點向來有效，但這個計畫必須有彈性、能夠隨時重新商議。若在行事曆上列下待辦清單，萬一當天沒做完，又必須改登錄到另一天，真是令人喪氣又浪費時間。「下一步行動清單」應該包含所有行動的備忘提醒，也就是急需處理、有時效性的行動，而且不必每天重新謄寫。

03月

07

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大衛．艾倫

我們建立管理系統，不是為了擁有它，而是為了有效運作事務，因此要自問：「要不再掛念這件事，我應該以何種形式、安排在哪個時間、看到什麼提示呢？

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大衛．艾倫

專案清單不必按照規模大小或輕重緩急等特定次序排列，只需要列為一張總表，如此就足以定期檢視，確保每件事都已經界定過合宜的下一步行動。你不是真的在「執行」這些專案，而是在執行和專案「有關」的行動。充分執行正確的行動後，就會達成符合最初想像、幾乎足以宣告「大功告成」的結果。這份專案清單彙集了所有擺在眼前的目標，讓我們的下一步行動能保持在合宜的軌道上。

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大衛．艾倫

一項未竟工作，會在兩個地方沒完沒了：工作的實際所在，以及你的腦袋裡。大腦內的未竟事項不僅會耗損你的專注力，更會嚙咬你的責任心。

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專案清單不必按照規模大小或輕重緩急等特定次序排列，只需要列為一張總表，如此就足以定期檢視，確保每件事都已經界定過合宜的下一步行動。你不是真的在「執行」這些專案，而是在執行和專案「有關」的行動。充分執行正確的行動後，就會達成符合最初想像、幾乎足以宣告「大功告成」的結果。這份專案清單彙集了所有擺在眼前的目標，讓我們的下一步行動能保持在合宜的軌道上。

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專案清單不必按照規模大小或輕重緩急等特定次序排列，只需要列為一張總表，如此就足以定期檢視，確保每件事都已經界定過合宜的下一步行動。你不是真的在「執行」這些專案，而是在執行和專案「有關」的行動。充分執行正確的行動後，就會達成符合最初想像、幾乎足以宣告「大功告成」的結果。這份專案清單彙集了所有擺在眼前的目標，讓我們的下一步行動能保持在合宜的軌道上。

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大衛．艾倫

工作流程圖：整理不需行動的事項可能被歸入垃圾、孵化系統與參考資料的類別。假設有沒必要行動的事件，可以選擇拋棄、放入檔案夾系統留待重新斟酌，或者先歸檔以便未來需要參考時可以找到。至於可行動的事情，則需要專案清單、專案計畫與資料儲存處，或是檔案、行事曆、「下一步行動」的備忘提示，以及等候回音的等待清單。

03月

04

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大衛．艾倫

每週檢視該做的工作有：．收集與處理所有雜事。．檢視系統。．更新清單。．理清思路、掌握現狀與收尾。

03月

03

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大衛．艾倫

縱向控管（vertiacal control）是對個別主題與專案的深入思考、追蹤發展狀況和人員及資源協調。

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大衛．艾倫

橫向控管（horizonal control）是把和你有關的所有行動管理好。

03月

02

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大衛．艾倫

搞定事情需要清楚界定2項基本要素： 1.「完成」（done）的定義（也就是結果）。 2.「實做」（doing）的樣貌（也就是行動）。對大多數有大大小小事情占據其注意力的人們來說，他們沒有花時間去界定事情的意義，就很難了解上面兩個要素的意義。

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大衛．艾倫

我們必須將堆積的一切「雜事」，轉化成一份明確的清單，列出有意義的行動、專案名稱與對行動有用的資訊。

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大衛．艾倫

一般人用被動的思考方式來過日子，尤其是同時面臨堆積如山的待辦事項要煩惱時。你可能已經將許多「雜事」、一大堆的「開放式迴路」（open loops）交託給內在的自己，也就是你的心。然而，心沒有能力有效處理這些雜事。已有研究證實，人類的心智會持續追蹤開放式迴路事項，這時候，不像一個有智慧、正向積極的人，心智會像一個批評者，當你需要謹慎思考的當下，反過來削弱你的執行力。

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大衛．艾倫

很少人會認為自己必須專心思考，定義出預期結果與必要的下一步（情非得已時才會思考）。但事實上，想完成結果，先思考才是最有效的辦法。

09月

12

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僧人心態：從道場到職場，訓練你的心，過著平靜而有目標的每一天

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傑．謝帝